Gemiddeld besteden mbo-docenten ongeveer 8 uur per week aan administratieve taken. Deze werkzaamheden worden zelden als eenvoudig ervaren. Bovendien weten veel docenten niet duidelijk voor wie ze deze administratie moeten uitvoeren. Door gebruiksvriendelijkere ICT-oplossingen, een kritische blik op dubbelwerk, ondersteuning en de inzet van AI kunnen de administratieve lasten mogelijk aanzienlijk worden verlicht.
Administratieve druk in het onderwijs
Aanwezigheidsregistratie, het bijhouden van het studentvolgsysteem, het registreren van cijfers, administratieve taken rondom beroepspraktijkvorming, het beantwoorden van e-mails: de lijst met administratieve verplichtingen voor mbo-docenten is lang.
Daarbovenop komen het vastleggen van gesprekken, het schrijven van interne documenten, het uploaden van lessen in verschillende systemen en de verslaglegging van vergaderingen, intake- en studieloopbaangesprekken. Figuur 3.1 uit het rapport van ECBO (Expertisecentrum Beroepsonderwijs) laat een indrukwekkend aantal taken zien die docenten spontaan noemen.
Begin 2025 publiceerde ECBO een onderzoek naar de administratieve lasten van mbo-docenten, uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Onderwijs. “Voor zover wij weten is dit het eerste onderzoek dat specifiek inzicht geeft in welke administratieve taken docenten uitvoeren en hoeveel tijd dit kost,” aldus Johan Coenen, onderzoeker bij ECBO.
Wat hoort bij het lesgeven?
Het onderzoek combineerde enquêtes onder ruim honderd docenten, literatuuronderzoek, focusgroepen en individuele interviews. Slechts een klein deel van de docenten – 13 procent – beschouwt lesvoorbereiding als een administratieve taak. Voor verplichte professionalisering (17 procent), contact met het werkveld (18 procent) en stagebegeleiding (25 procent) liggen de percentages ook laag. “Deze taken worden gezien als integraal onderdeel van het leraarsvak,” legt Coenen uit.
Anders ligt het bij taken zoals het registreren van studentenaanwezigheid. Negen op de tien docenten zien dit als een administratieve taak die regelmatig terugkomt. Het bijhouden van het studenteninformatiedossier wordt door 89 procent van de docenten uitgevoerd, en 96 procent beschouwt dit als een administratieve taak. Het vastleggen van gesprekken met ouders of hulpverleners wordt door 95 procent als administratie ervaren.
De zwaarste taken
Volgens het rapport behoren het beheer van het studentinformatiesysteem en de administratie rondom het bindend studieadvies (bsa) tot de meest belastende taken. Bijna de helft van de docenten ervaart deze veelvoorkomende werkzaamheden als zwaar of zeer zwaar. Ook het vastleggen van gesprekken, het opstellen van begeleidingsplannen en het schrijven van voortgangsrapportages worden als last ervaren.
De vier meest tijdrovende taken zijn aanwezigheidsregistratie, het bijhouden van het studentinformatiesysteem, het bijwerken van studentendossiers en het analyseren van leerresultaten. Deze activiteiten kosten docenten gemiddeld 1 tot 1,5 uur per week, blijkt uit de enquête.
Hoe AI kan ondersteunen
AI-technologie biedt kansen om de administratieve lasten te verlichten en docenten te ondersteunen. Enkele voorbeelden:
- Automatische aanwezigheidsregistratie: AI kan met gezichtsherkenning of andere technologieën automatisch de aanwezigheid van studenten registreren, waardoor docenten deze taak niet handmatig hoeven uit te voeren.
- Geautomatiseerde rapportage: AI-tools kunnen gesprekken, notities en andere gegevens analyseren en omzetten in gestructureerde rapportages, waardoor het schrijfwerk aanzienlijk wordt verminderd.
- Slimme assistenten: Virtuele assistenten kunnen docenten helpen door informatie uit systemen op te halen, herinneringen te sturen en repetitieve taken te automatiseren, zoals het invoeren van cijfers of het versturen van standaardmails.
- Efficiënt gegevensbeheer: AI kan dubbelwerk voorkomen door gegevens automatisch te synchroniseren tussen systemen, zoals het studentvolgsysteem, het bindend studieadvies en begeleidingsplannen.
- Analyseren van leerresultaten: Met AI kan snel inzicht worden verkregen in leerresultaten en voortgang, zodat docenten minder tijd kwijt zijn aan handmatige analyses.
Met de juiste toepassing van AI kan niet alleen tijd worden bespaard, maar ontstaat er ook meer ruimte voor persoonlijk contact met studenten en de kerntaken van het lesgeven. Dit maakt het onderwijs niet alleen efficiënter, maar ook beter afgestemd op de behoeften van docenten en studenten.
Kopje koffie?